Las ventajas de saber sacarle partido a la tecnología son numerosas, como: eficiencia, comodidad, simplicidad, ahorro en costes y en tiempo. Dichas ventajas, que influyen en todos y cada uno de los ámbitos de nuestra vida: el personal, el social, el laboral, etc.
Los avances tecnológicos impactan en cualquier campo y el de las finanzas no es una excepción, de hecho, su importancia va en aumento, convirtiéndose en asistente y en herramienta esencial para muchas operaciones y gestiones, pero también desde el punto de vista de la seguridad y la prevención. Parece que ya es (y lo será aun más en el futuro) un actor clave en la detección de fraudes en las auditorías.
La auditoría para la detección de fraudes en empresas
En el mundo empresarial y de los negocios, no es raro escuchar sobre el fraude fiscal y la evasión de impuestos, ya que cualquier empresario o directivo financiero busca la forma de ahorrar y no pagar de más. No obstante, debe hacerlo dentro de los cauces legales y no saltándose leyes y cometiendo fraudes (voluntarios o involuntarios).
Una de las formas de combatir la evasión han sido las auditorías, ya sean internas o externas (llevadas a cabo por grandes multinacionales especializadas). Son una herramienta de control que ha tenido y tiene por objetivo:
Investigar posibles indicios de fraudes que hayan podido intuirse o que se hayan comunicado.
Prevenir fraudes con una buena organización y planificación contable de los negocios.
Detectar posibles fraudes que se están cometiendo en una organización, ya sea de forma deliberada o no.
El proceso de investigar fraudes de manera tradicional ha conllevado multitud de horas de trabajo y el desempeño de muchos profesionales, mas aún, en el caso de grandes compañías en las que los documentos y archivos a analizar son numerosos. Sin embargo, hoy en día esos procesos se pueden realizar de manera mucho más ágil y veloz, ya que existen softwares tecnológicos de gran utilidad, que permiten trabajar de manera más adecuada toda la documentación requerida para el trabajo.
Las auditorías es un servicio bien remunerado, debido a la inmensa gestión de archivos y procesos, su coste es elevado, por ello la mayoría de empresas, no cuentan con un departamento Auditoría dentro de la propia organización. La inmensa mayoría de empresas recurren a servicios de auditoría externos para analizar sus controles financieros. Sea cual sea el tipo de Auditoría, la evolución de la tecnología ha revolucionado su forma de trabajar.
Fases de la auditoría financiera:
La realidad es que las auditorías de hoy en día se apoyan en la tecnología, lo cual agiliza todo enormemente, no importa si son grandes multinacionales o si hablamos de departamentos internos: todas utilizan ya ciertos programas y avances tecnológicos para controlar, prevenir e investigar las cuentas empresariales de un negocio.
Hoy en día el trabajo de la auditoría resulta ser más eficiente, ello gracias a los avances tecnológicos, y es que la función de las auditorías sigue siendo la de la prevención y detección de fraudes en las empresas.
Cada compañía tiene su forma de operar, pero tradicionalmente, las auditorías internas y externas se suelen estructurar en tres fases:
Planificación: Para comenzar, se determina el alcance y los objetivos. Para ello, se analiza la situación de la empresa, su sistema contable, sus estrategias y otros elementos que afecten a su fiscalidad.
Ejecución: Los auditores realizan las pruebas y analizan los estados financieros según lo planificado, es en esta fase, la que permite detectar los errores, se estudian los resultados obtenidos y se identifican y clasifican los hallazgos. A partir de ahí, se obtienen unas conclusiones que se plasmarán en la última fase.
Elaboración del informe: Por último, se elaboran y redactan sobre un informe las conclusiones obtenidas en la auditoría. En el mismo informe también se recogen los estados financieros del área administrativa que se haya auditado así la estructura de cómo es control interno de la empresa. Por último, se añadirán una serie de recomendaciones sobre qué hacer para prevenir fraudes y, por consiguiente, sanciones y multas.
¿Qué papel juega la tecnología en la detección de fraudes en una auditoría?
La tecnología juega un papel importante en la detección de fraudes, ya que mediante el uso de uno o más softwares se pueden controlar diversos tipos de procesos utilizando uno o varios programas, ayudando por ejemplo a los siguientes procesos:
La emisión electrónica de facturas a todos tus clientes.
La recepción de las facturas que emitan tus proveedores, adaptándolas al sistema obtenido.
La información de impuestos totalmente adaptada a la legislación que deba cumplir tu negocio.
Los gastos de tus empleados con tarjetas de empresa y otra serie de costes.
Existen Softwares que permiten unificar toda la información o trabajar en conjunto algunos. Todos esos datos son esenciales a la hora de realizar una auditoría y detectar o prevenir fraudes fiscales.
Hay ocasiones en las que la detección de fraudes en las auditorías viene de denuncias que hacen los proveedores por desconocimiento de cómo van sus pagos, sin embargo, gracias a la tecnología y los softwares que permiten guardar toda la información sobre los ciclos de aprobación de cada factura, se pueden evitar problemas relativos de facturas perdidas o traspapeladas, pagos duplicados, número de facturas pendientes de abonar, etc.
De esta manera, el uso de la tecnología ayudará a detectar fraudes durante la labor de la auditoría, optimizando el tiempo y el uso de los recursos económicos.
Fuente: Easyap