Para lograr obtener la certificación es importante saber cómo implantar un sistema de gestión basado en normas ISO, para ello es importante recordar que cualquier proceso de implantación de cualquier norma, sea ISO 9001, ISO 14001, etc., debe estar bien estructurado y tener unas fases bien definidas.

Cuando una empresa toma la decisión de implantar un sistema de gestión basado en una norma ISO, y no dispone de medios propios, es importante elegir la consultora con la que quiere realizar el proceso, esta será la encargada, junto con los responsables del sistema por parte de la empresa, de realizar la implantación.

Es importante definir los plazos, por ello es recomendable elegir desde el inicio la entidad de certificación con la cual obtener el certificado.

A continuación, te brindaremos el proceso a seguir, paso a paso, para ello se tomará como referencia la norma ISO 9001, sin embargo, en algunos puntos pueden variar en complejidad según la norma a implantar, por ejemplo, la ISO 27001.

Paso 1: Diagnóstico: De este paso va a depender el desarrollo del proyecto de implantación, por lo que es fundamental el compromiso y colaboración de la alta dirección, especialmente en el intercambio de información con el consultor, para ello deberá existir un intercambio efectivo de información entre consultor y empresa, comparar los requisitos de la norma ISO a implantar y las prácticas actuales de la organización, definición del alcance del sistema de gestión y conocimiento del contexto de la organización.

Paso 2: Planificación de la implantación: Una vez obtenido el diagnóstico, se deberá elaborar un plan de trabajo que tiene que ser presentado tanto a la alta dirección como a los empleados implicados. Este deberá contener: Cronograma de ejecución (conteniendo los objetivos y plazos), la asignación de roles y responsabilidades, lista de los recursos necesarios y su asignación y el programa de formación.

Paso 3: Determinar los procesos y definir el sistema de gestión: Para ello se debe identificar todos los procesos relacionados con el sistema de gestión y sus interrelaciones, determinar el alcance y objetivo de los procesos, entradas y salidas, proveedores y clientes, elaborar un mapa de procesos, establecer los procedimientos y primeros registros, definir los indicadores, controles y seguimiento, así como el tratamiento de las no conformidades.

Otro punto importante para terminar de definir el sistema de gestión, es conocer aspectos como: Organigrama, conformación de las partes interesadas, los Riesgos y oportunidades y definir los objetivos a incluir en la política.

Paso 4: Documentar el sistema de gestión: Aquí se elabora y redacta la documentación propia del sistema, como son: El alcance y contexto de la organización, las política y objetivos, los requisitos y expectativas de partes interesadas, el manual del sistema de gestión, los procedimientos, indicadores, registros y los documentos requeridos por la empresa (instructivos, planes, formularios, etc.)

Paso 5: Implantación del sistema de gestión: La consultora es la encargada de cumplir este paso, ya que debe de tener toda la documentación y con ello establecer un plan de implantación qué será presentada la alta dirección e implicados.

En este punto se establecen fechas, plazos, roles y responsabilidades por ambas partes, así como la programación de reuniones formativas y de asesoramiento.

Paso 6: Seguimiento y medición del sistema de gestión: Cuando se lleva a cabo el sistema de gestión es importante que la auditoría interna planifique reuniones periódicas para verificar (mediante medición de indicadores) el buen funcionamiento del sistema de gestión, de cara a la auditoría de certificación. Esto permite detectar posibles desconformidades que difieran de los objetivos definidos y en base a ello se pueden establecer acciones correctivas si procede. Asimismo, permite la revisión de las auditorías internas por parte de la dirección que evalúa los resultados.

Por su parte el seguimiento de las acciones, permite la mejora continua al abordar los riesgos y oportunidades.

Paso 7: Auditoría de certificación: Cuando la consultora realiza una auditoría interna y todo está correcto se puede proceder con la auditoría de certificación, en la cual un auditor externo de la entidad de certificación valorará el cumplimiento de los requisitos de la norma implantada.

En el caso que la auditoría externa no haya resultado de conformidad se deberá presentar un plan de acciones correctivas.

Una vez conseguido el certificado no es el final del trayecto, ya que para mantener el certificado, la empresa debe pasar una auditoría de seguimiento al anual para comprobar que todo sigue conforme y en proceso de mejora continua.

Estas auditorías internas, puede realizarlas la propia empresa con personal interno cualificado o contratar a una consultora externa.

Fuente: Ingertec