Antes de iniciar, debemos reconocer el que el fraude es un tipo de delito o crimen, muchos lo definen como el abuso de posición, falsa representación o cualquier acto de engaño que se realiza con el objeto de obtener una ganancia personal o para provocar una pérdida a otro individuo o actor social. Un fraude puede comprender la falsa representación de un tercero, la manipulación engañosa (ocultamiento, o incluso la publicidad mal intencionada) de la información o simplemente el abuso de la posición con que se cuenta en una estructura organizacional.

El fraude no reconoce estatus y está siempre actuando en todos los niveles. Existen diversos tipos de fraude como pueden ser: vía correo electrónico, telefónicamente, por carta, por redes sociales, el fraude interno, el fraude externo, etcétera.

El fraude interno, es decir que ocurre dentro de una empresa puede ser tan simple o tan complejo como el robo de información simple o confidencial, la transferencia mal intencionada de fondos, el desvío de los mismos, la contratación o subcontratación de empresas fantasma, entre muchos otros ejemplos.

De acuerdo a la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados de los Estados Unidos (ACFE) en el mundo entero, las empresas anualmente pierden alrededor del 5% de sus ingresos debido al fraude. Si se toman las ganancias mundiales empresariales del año 2013 como referencia, este cinco por ciento se traduce en una pérdida global de casi cuatro billones de dólares.

Al enfrentar la sospecha de fraude, es recomendable que el ejecutivo o directivo empresarial busque asesoría y apoyo especializado y ello lo podrá encontrar en el trabajo del auditor, ya que se encuentran capacitados para detectar cualquier tipo de fraude.

A continuación, en este artículo conocerás algunos tips utilizados por los auditores para detectar un fraude dentro de la empresa:

Recopilación de testimonios: Esta sería la primera forma de realmente detectar un fraude. Quienes son testigos o sospechan haber presenciado un fraude y lo denuncian pueden ayudar a detectar de forma rápida una situación delictiva delicada de esta categoría. Alrededor del 40% de los fraudes detectados en una empresa se encuentran por esta sencilla vía. Sin embargo, el testimonio de una persona no es suficiente para probar un fraude y hará falta una auditoría interna o una investigación más puntillosa para obtener las pruebas suficientes y emprender las acciones necesarias para frenar esta situación y castigar a la persona responsable de perjudicar a la empresa.

Así mismo, es preciso que exista dentro de la empresa una política de puertas abiertas y una accesibilidad bien reglamentada al interior de la organización para que un empleado que presencie la actitud fraudulenta se atreva a realizar la denuncia correspondiente, para ello es fundamental que exista un ambiente de credibilidad y confianza, como por ejemplo, la existencia de motivación y un adecuado clima organizacional, pero en este caso, muestra también ser una excelente estrategia para la detección oportuna de fraudes internos.

Observación de comportamiento sospechos: Cuando una persona comete fraude normalmente muestran algún tipo de comportamiento bastante inusual o extraño, que observado cuidadosamente puede ser un índice bastante acertado de fraude.  También puede presentar una actitud a la defensiva, desarrollar alguna compulsión o vicio, además de estar irritable y ser poco amigable con sus subalternos y compañeros de trabajo. Nuevamente es preciso enfatizar que el detectar este tipo de circunstancias es mucho más fácil si la política de la empresa es de puertas abiertas y si hay un ambiente de confianza para que cualquiera que detecte un comportamiento tan fuera de lo normal en un compañero o directivo se atreva a hacer la denuncia correspondiente.

Existencia de líneas de denuncia anónima: El hecho de denunciar a un compañero no es algo sencillo, ya que se tiene el miedo a convertirse en un “soplón”, es por ello necesario que los empleados sepan que sus denuncias serán anónimas. Esta forma anónima suele ser una línea telefónica para denuncias internas, aquellos que hayan sido testigos de una actuación fraudulenta se sienten protegidos por un auténtico anonimato.

Localizar documentos perdidos: Aunque puede resultar normal que algunos documentos dentro de una empresa estén fuera de lugar o se hayan simplemente traspapelado, la existencia de documentos que no se pueden localizar puede ser un indicio de fraude, por lo que para la auditoría interna es una oportunidad ideal para buscar explicaciones respecto a los documentos que están ausentes y para determinar los pasos que se pueden seguir para ubicar los elementos “perdidos”.

Exceso de emisiones de documentos o pagos: Una gerencia o una administración efectiva puede detectar una ventana de fraude con la reiterada emisión de documentos o pagos en un departamento dado de la empresa. Ninguna actividad que escape al funcionamiento normal y fluido de la empresa debe ser obviada al buscar indicios de fraude. Es por ello que resulta esencial que las personas que cuentan con puestos de responsabilidad estén capacitadas y preparadas para detectar de forma rápida y expedita las posibles situaciones que pueden ser índice de fraude.

Confiar en clientes y proveedores: Es bueno tener en cuenta que las denuncias informales sobre algún hecho de fraude, también puede provenir de actores externos a la empresa, como es el caso de clientes, proveedores o cualquier tipo de agente que tenga una interacción cercana y continua con los integrantes de la empresa, por lo que es mejor investigar a fondo.

Tener en todo momento una conducta proactiva: Para detectar oportunamente y prevenir la existencia de fraude dentro de una empresa, lo más efectivo es mantenerse alerta en todo momento, para ello se debe modificar las políticas de la empresa, preparar a los empleados y dirigentes, hacer controles informáticos, realizar periódicamente auditorías internas y sobre todo, mantenerse alerta en cuanto a la existencia de grietas o brechas de seguridad es fundamental para reducir el impacto de un fraude en una empresa. Si detectas alguna señal de fraude en el interior de tu empresa, no dudes en acudir a expertos en el área para descartar situaciones que pueden implicar un daño serio e irreversible en tus finanzas o en tus secretos industriales. 

Fuente: Monopol