Muchos de los profesionales que trabajan en el área de las cuentas por pagar, lo hacen diligentemente para implementar controles de prevención del fraude en su proceso de facturación. A pesar de ello, el fraude es cada vez más frecuente en las organizaciones. Aquí te brindaremos algunos tips que pueden servir para identificar y prevenir el fraude en su organización:
TIP 1: CONTROLAR LOS REQUERIMIENTOS DE PAGOS DUPLICADOS. En algunos casos los proveedores envían una factura duplicada, aunque de repente los proveedores no tienen intensión de fraude con la organización, a veces eso es aprovechado por otros y ello lleva como resultado que se realicen pagos duplicados para los mismos bienes y servicios. Para evitar ello, es necesario que el área de cuentas por pagar lleve a cabo una verificación de factura duplicada. Existen controles más robustos que otros, garantizando que todos los pagos se realicen por soluciones de cuentas por pagar se asegura capturar los requerimientos duplicados.
TIP 2: DEFINIR LAS FUNCIONES Y ROLES CUIDADOSAMENTE. Es importante definir esto, ya que permitirá evitar fraudes, al asegurar que los empleados no tengan autoridad en las funciones que no les compete. Por ejemplo, los empleados que crean facturas no deberían tener autoridad para aprobarlas. En cambio, las facturas se deben enrutar a la persona correcta quién tiene la autoridad para firmar diciendo que al vendedor le pueden pagar por la entrega de bienes o servicios. Asimismo, la autoridad de este rol debe limitarse a la aprobación y no debe incluir alcance para realizar modificaciones en las facturas como cambiar el proveedor en la factura o hacer cambios en los datos maestros de proveedores.
TIP 3: CONSTRUIR UNA FUERTE INTEGRACIÓN ENTRE EL PROCESO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR. Ello aseguraría que los bienes y servicios estén ordenados de acuerdo a la política de compras, y que sean recibidos adecuadamente antes del pago de la factura. Una fuerte relación entre el área de compras y cuentas da a los empleados de cuentas por pagar la comprensión de los hábitos de compra de la organización, y preguntar si una factura es o no válida, lo que le ayudará en la prevención de pagos fraudulentos.
TIP 4: UTILIZAR LOS DATOS PARA DESCUBRIR TENDENCIAS EN LAS FACTURAS DE LOS PROVEEDORES. Organizaciones ricas en datos pueden identificar pagos excesivos a sus proveedores mediante el control en el desempeño o gasto de los proveedores. Si bien es un método reactivo, usando los datos para comprender su organización ayuda a detectar cuando algo no ha ido bien. Las organizaciones pueden establecer un enfoque más proactivo para prevenir la duplicación de pagos mediante la definición de parámetros que identifican potencialmente facturas fraudulentas y enrutar estas facturas que sean revisadas.
Eliminar completamente el fraude del proceso de facturación es imposible. Sin embargo, hay maneras de minimizar su exposición.
Fuente: basware
